Muestreo de Datos

Muestreo e Investigación de Datos Impresos

4.1 Planeación y control de actividades

El análisis y diseño de sistemas involucran muchos tipos de actividades diferentes que juntos forman un proyecto.   El analista de sistemas debe administrar el proyecto cuidadosamente para que llegue a ser un proyecto exitoso.  La administración de proyectos involucra tareas generales  de plantación y control. 

La planeación involucra todas las actividades para seleccionar un equipo para análisis de sistemas, la estimación del tiempo requerido para completar cada tarea y calendarización del proyecto para que las tareas sean terminadas en forma ordenada.   El control significa usar la retroalimentación para monitorear el proyecto, como también tomar decisiones para agilizar o recalendarizar las actividades para que se terminen a tiempo.

Estimación del tiempo requerido

La primera decisión del analista de sistemas es determinar la cantidad de detalle que se necesita para la definición de actividades.   El nivel de detalle menor es el ciclo de vida de desarrollo del sistema mismo y el extremo mas alto es incluir cada paso detallado. La respuesta mas optima para la plantación y calendarización se encuentra en el punto intermedio.

Enfoque estructurado

Un buen analista divide el proyecto en tres partes principales y luego cada parte se divide en pasos más pequeños, donde cada paso se puede subdividir en tareas más pequeñas que hagan más manejable el proyecto, esto depende del tamaño de este.

En el siguiente cuadro de muestra como se subdividió la etapa de análisis, en tareas mas cortas.

El analista puede subdividir incluso mas los pasos.  Por ejemplo, el analista podría especificar cada una de las personas a ser entrevistar.    La cantidad  de detalle necesaria depende del proyecto, pero es necesario que en los planes aparezcan todos los pasos críticos.

Algunas veces la parte más difícil de la plantación del proyecto es el paso crucial de la estimación del tiempo que se lleva terminar cada tarea o actividad.  No hay nada que sustituya a la experiencia en la estimación de los requerimientos de tiempo.

Graficas de gantt

Una grafica de gantt es una forma fácil de calendarizar tareas.   Es esencialmente una grafica en donde las barras representan cada tarea o actividad.   La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.

En el cual se especifican las actividades por semana, teniendo en cuenta las tareas ya realizadas y las faltantes.  Es importante realizar este cronograma periódicamente, para ver si se están cumpliendo los tiempos pre-establecidos.  Con este análisis se pueden tomar decisiones, como redistribuir el personal en actividades que están con buen flujo de tiempo a otras que se están atrasando demasiado y en ultima instancia para sustentar la adición de tiempo, que seria lo peor que podría suceder.

4.2 Técnicas de investigación

Para realizar un buen preanalisis de  un sistema de información, debemos tener en cuenta los diferentes métodos para recopilar información, mas comunes.  Entre los cuales están:

1. Muestreo e investigación de datos impresos
2. entrevistas.
3. uso de cuestionarios.
4. observación del comportamiento de los tomadores de decisiones y ambiente de oficina.

4.2.1 Muestreo 

El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población,  cuando estos elementos son examinados de cerca, se supone que el análisis revelara información útil de toda la población.

En la mayoría de los casos es demasiado complejo realizar un análisis con toda la población bien sea por tiempo o costo.

Una analista de sistemas debe seleccionar una muestra representativa de los datos a examinar o personas representativas a entrevistar porque:

• Los costos.
• Agilización de recolección de datos
• Mejora la efectividad

Para realizar una buena selección de la muestra se debe tener en cuenta:

1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos
2. Determinar la población muestreada
3. Seleccionar el tipo de muestra
4. Decidir el tamaño de la muestra

Pág. 79 – 87 del libro guía (ampliar el tema referirse)

• Es importante saber que se hará con la información recolectada, ya que si no se hace, se desperdiciara tiempo valioso.  Se debe de una forma acertada identificar las variables, atributos y conceptos de datos asociados que necesitan ser recolectados en la muestra, se deben considerar los objetivos del estudio, como también el método a utilizar como es  la recolección de datos, entrevistas, cuestionarios u observación.
• Para determinar la población a ser muestreada  es necesario analizar si los datos de uno o varios periodos son suficientes o si solo una sección de la empresa será entrevistada o incluir personal externo a la empresa a ser entrevistado.
• La muestra estractificada es la preferida por los analistas ya que en el se realiza un proceso de identificación de las subpoblaciones o estratos y luego la selección de objetos o personas  a muestrear dentro de de esas subpoblaciones, esto nos permite una buena muestra con datos que resumen información de diferentes ámbitos de trabajo.
• El tamaño de la muestra es importante ya que debe ser representativo de la población, la cantidad precisa se halla utilizando uno de los muchos métodos existentes, pero depende de muchos factores, unos dados por el analista, otros  por lo que se sabe de la población misma y otros factores imperantes

4.2.2 Investigación de datos impresos

El analista busca hechos cifras, información financiera mediante el muestreo de datos relevantes, siendo esta la única forma de estudiarlos, no por cuestionario o entrevistas.

Con el análisis de estos datos se sabe de donde viene la empresa y hacia donde va según los miembros de la organización, con esto se conoce mas a fondo la empresa, como funciona internamente y lo problemas mas comunes que en ella se dan.   Entre los datos impresos que se pueden analizar tenemos:

Informes para tomas de decisiones.

Reportes de desempeño y diversas formas).

Registros de lo que esta sucediendo (memorando, consignas en un tablero de noticias o áreas de trabajo, manuales).

Formas para captura de datos.

4.2.3 Entrevistas

Una entrevista para recolección de información es una conversación dirigida con un propósito específico, que usa un formato de preguntas y respuestas.  En ella se quiere obtener la opinión  del entrevistado y sus sentimientos acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la empresa, los personales y los procedimientos informales.

Antes que nada observe las opiniones de la persona a la que esta entrevistando, esta pueden ser mas importantes y mas reveladoras que los hechos, además se debe tratar de capturar los sentimientos del entrevistado, recuerde que el entrevistado conoce la organización mejor que usted., con  una entrevista se puede conocer mas a fondo la cultura de la organización y el grado de optimismo existente.

Para planear una entrevista debemos tener en cuenta cinco aspectos:

1. Lectura del material de fondo: Lea y comprenda tanta información de fondo acerca del entrevistado y su organización como le sea posible para construir un vocabulario común que eventualmente le permita construir las preguntas de la entrevista de una forma que sea comprensible por el entrevistado.
2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Use la información de fondo que recopilo así como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista en áreas como fuentes de información, formatos, frecuencias de la toma de decisiones, cualidades de la información y estilo de la toma de decisiones.
3. Decidir a quien entrevistar: se deben incluir a personas clave de todos los niveles que serán afectados por el sistema en alguna forma
4. Prepare al entrevistado: Llamándolo por anticipado y permitiéndole que tenga tiempo para pensar acerca de la entrevista.  Las entrevistas deben durar de 45 minutos a una hora a lo mucho sin importar que tan deseoso este el entrevistado para extender la entrevista mas allá de este limite, recuerde que cuando ellos gastan tiempo con usted no están haciendo su trabajo.
5. Tipos de preguntas y estructura: Escriba preguntas para tratar las ares principales de la toma de decisiones descubiertas cuando se averiguo los objetivos de la entrevista.  Las preguntas tienen dos formas básicas:

1. Abiertas (opiniones del entrevistado):

·        Esto pone conforme al entrevistado

·        Permite recoger el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educación, valores y creencias

·        Revela caminos para posteriores preguntas

·        Hace que sea más interesante para el entrevistado

·        Es más espontáneo

·        La construcción de frases por parte del entrevistado es más fácil.

2. Cerradas (respuestas posibles con un numero finito)

·        Con esto se ahorra tiempo

·        Facilita la comparación de las entrevistas

·        Se llega al punto

·        Se tratan temas rápidamente

·        Se obtienen datos relevantes.  

Registro de la entrevista

Registre los aspectos mas importantes de la entrevista, puede usar una  grabadora de cinta o lápiz y papel para tomar nota, pero es importante hacer un registro permanente durante la entrevista.   El que se tome nota s o se use una grabadora de cinta depende, en parte de a quien se esta entrevistando y de lo que se hará con la información una vez que haya pasado la entrevista.

El uso de grabadora esta sujeto a indicarle al entrevistado que lo va ha hacer y que va a hacer con la cinta confírmele la confidencialidad de cualquier comentario que el haga y si se rehúsa acepte esta restricción amablemente.  Las ventajas de usar cinta son:

• proporciona un registro completamente preciso de lo que cada persona dijo.
• libera al entrevistador para escuchar y preguntar mas rápidamente.
• permite mejor contacto visual y por consecuencia, mejor desarrollo de una relación armónica entre ambos.
• Permite la reproducción de la entrevista para otros miembros del equipo.

Desventajas

• Le hace posiblemente inquietante la entrevista y menos apta para responder libremente.
• En entrevistador posiblemente es menos apto para escuchar, pues todo esta siendo grabado.
• Dificultad de encontrar pasajes importantes en una cinta larga.
• Incremento del costo de recolección de datos.

El uso de toma de notas puede ser la única manera para registrar la entrevista si el entrevistado se rehúsa a ser grabado, es importante registrar la entrevista conforme sucede.

Ventajas:

• Mantiene alerta al entrevistador.
• Ayuda a recordar preguntas importantes.
• Muestran el interés del entrevistador en la entrevista.
• Demuestran la preparación del entrevistador.

Desventajas:

• Perdida del contacto visual entre el entrevistador y el entrevistado
• Perdida del  hilo de la conversación.
• Hace que el entrevistador tema hablar, cuando se esta tomando nota.
• Hace que se ponga excesiva atención a los hechos y poca atención a los sentimientos y opiniones.

Antes de la entrevista pongase en contacto con el entrevistado, por ejemplo el día anterior, coordine la hora y  lugar de la entrevista.  Cuando desarrolle la entrevista vistase adecuadamente, la falla del vestir adecuadamente puede dar como resultado una recopilación de datos pobre, las respuestas del entrevistado están orientadas por su percepción inicial.  Llegue temprano a la entrevista, puede usar el tiempo adicional para revisar sus notas, confirme con el entrevistado que usted esta presente y listo para comenzar la entrevista

Al iniciar la entrevista salude de mano y con firmeza al entrevistado, esto es aplicado si es hombre o mujer, ayuda a establecer credibilidad y confianza, recuerde al entrevistado su nombre y describa brevemente nuevamente el porque esta ahí y el porque lo escogió para entrevistarlo.

Las primeras respuestas abiertas  pueden revelar actitudes morales y creencias del entrevistado que le ayudaran a comprender la manera en que usa la información y como se siente hacia los demás en la organización.

Conforma avanza en la entrevista puede indicarle al entrevistado cual es el grado de detalle que desea en las respuestas, si siente la necesidad de profundizar en la respuesta o si desea una respuesta corta de un “si” o “no”  simplemente

Luego de la entrevista se debe realizar un reporte por escrito de ella, destacando las respuestas del entrevistado anotando inicialmente los temas mas importantes tratados y luego pasando a copiar con mas detalle cada uno de ellos.

4.2.4 Cuestionarios

Son una técnica de recopilación de información que permite que los analistas estudien actitudes, creencias, comportamientos y características de varias personas principales en la organización, que pueden ser afectadas por los sistemas actuales y el propuesto;  Las creencias son lo que las personas piensan que es, de hecho cierto, el comportamiento es lo que hacen los miembros de la organización y las características son las propiedades de las personas y las cosas.

Las respuestas obtenidas mediante cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser cuantificadas.  Las respuestas a cuestionarios que usan respuestas abiertas son analizadas e interpretadas de otras formas. 

Mediante el uso de cuestionarios el analista puede estar buscando cuantificar lo que ha encontrado en las entrevistas.  Adicionalmente, los cuestionarios pueden ser usados para determinar qué tan amplio o limitado es en realidad un sentimiento expresado en una entrevista.  En forma inversa, los cuestionarios pueden ser usados para investigar a una gran muestra de usuarios de sistemas, para tratar de encontrar problemas o recoger cosas importantes antes de que las entrevistas sean realizadas.

PLANEACION PARA EL USO DE CUESTIONARIOS

A primera vista los cuestionarios pueden parecer una forma rápida para recolectar grandes cantidades de datos acerca de la manera en que los usuarios valoran el sistema actual, que problemas están teniendo con su trabajo y lo que la gente espera de un sistema nuevo o modificado.

Para decidir si el cuestionario es la técnica correcta se tiene:

1.      Las personas a la que necesita preguntarles están ampliamente dispersas.

2.      En el proyecto está involucrada una gran cantidad de personas y tiene sentido saber que proporción aprueba o no, una característica particular del sistema propuesto.

3.      Se está haciendo un estudio exploratorio y se quiere medir la opinión general antes de  darle al proyecto una dirección específica.

4.      Se desea asegurarse de que cualquier problema con el sistema actual este identificado y atacado en las entrevistas de averiguación.

Definicion de  preguntas:

La principal diferencia con las preguntas en una entrevista es que en ella se puede direccionarlas, según se va dando,  siendo esto imposible en el cuestionario, por lo tanto estas deben ser claras, con un flujo coherente y preciso.   Estas deben ser de tipo abierto y cerrado.

Preguntas Abiertas: Recuerde que estas son aquellas que dejan abiertas todas las posibles opciones de respuestas del interlocutor. Por ejemplo: ”Describa cualquier problema que este teniendo actualmente con los reportes de salida” o en su opinión, ¿Qué tan útiles son los manuales de usuarios del sistema actual?.   A pesar de que son abiertas se debe asegurar de que la respuesta se pueda analizar de una forma fácil, ejemplo: Que sisente acerca del sistema?, la respuesta a esta pregunta es demasiado amplia por lo tanto su interpretación seria poco precisa.

Las preguntas abiertas son ideales para situaciones en las cuales  se quiere obtener la opinión  acerca de algún aspecto del sistema.

Preguntas cerradas: Son enunciados que limitan las opciones  de respuestas. Por ejemplo,  A continuación estas seis paquetes de software disponibles actualmente. Por favor marque el paquete que usted usa más frecuentemente.  Observe que no se la pregunta porque lo prefiere, ya que esta sería una pregunta abierta, siendo más difícil de interpretar cuando se trata de muchos encuestados.

Las preguntas cerradas se utilizan cuando las respuestas son mutuamente excluyentes. 

La utilidad de una  pregunta cerrada es que se puede tabular, y graficar, mientras que con una pregunta abierta el análisis es más tedioso e imposible de graficar.